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Pense em uma atividade que você precisa realizar hoje. Como você determina a prioridade de quando vai fazer isso em meio a tantos outros itens pendentes em sua lista de tarefas? A Matriz de Eisenhower pode te ajudar a descobrir como priorizar suas tarefas.
Dwight D. Eisenhower foi um general do Exército Americano que liderou as Forças Aliadas na Europa durante a Segunda Guerra Mundial. Ele serviu como o primeiro Comandante Supremo da OTAN e, em 1952, foi eleito o 34º Presidente dos Estados Unidos. A matriz foi atribuída a Eisenhower, por sua habilidade de liderar e tomar as decisões mais adequadas em tempos de conflito e coação.
Esse sistema foi popularizado mais recentemente pelo autor do livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, Stephen Covey. No best-seller o autor reflete sobre a dificuldade crescente das pessoas em equilibrar a rotina agitada com os dilemas pessoais e profissionais e como resolvê-los de forma eficaz.
O método Eisenhower te ajuda a entender como priorizar suas tarefas e aumentar sua produtividade. É uma ferramenta de gestão de tarefas que permite analisar e classificar as tarefas que você precisa realizar, de acordo com sua importância e urgência.
“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.” – Dwight D. Eisenhower
O que é Matriz de Eisenhower?
Também conhecida como Matriz de Gestão do Tempo, ela consiste distribuir tarefas pendentes em quatro quadrantes, para que a visualização te ajude a saber como priorizar tarefas. A distribuição é de acordo com as seguintes categorias:
1. Urgente e importante;
2. Importante, mas não é urgente;
3. Urgente, mas não é importante;
4. Não é importante e não é urgente.
Como colocar a Matriz de Eisenhower em prática?
A chave para fazer a matriz funcionar e aumentar sua produtividade no trabalho e na vida pessoal é distinguir entre o que é urgente e o que é importante. Alguns pensam que esses dois conceitos são sinônimos, mas isso é um engano. Para ajudar a administrar seu trabalho, tenha em mente que a importância é uma escolha, enquanto a urgência é uma questão de tempo.
Os importantes são vitais para avançar em direção aos seus objetivos e metas e agregar valor aos seus projetos. As tarefas urgentes, por outro lado, precisam ser tratadas prontamente, embora geralmente não digam respeito ao seu projeto especificamente. Por exemplo, você pode ter que responder a um e-mail ou uma ligação, ingressar em uma reunião que não diz respeito a você diretamente.
Após definida a importância e a urgência de cada tarefa, chegou a hora de dividir sua lista de atividades entre os quatro quadrantes:
Quadrante 1: no primeiro quadrante, anote todas as tarefas que são prioridade e não podem ser adiadas;
Quadrante 2: neste quadrante, coloque aquelas tarefas que são importantes, mas podem ser programadas para realizar em médio ou longo prazo;
Quadrante 3: no terceiro quadrante vão as atividades urgentes, mas não importantes, como um telefonema, e-mail ou reunião de última hora. Essas atividades geralmente podem ser delegadas;
Quadrante 4: no quarto e último quadrante, anote as tarefas que não urgentes e não importantes e podem ser deixadas para depois ou até mesmo eliminadas.
Com essa ferramenta é possível fazer uma melhor gestão do tempo e evitar a procrastinação. Além disso, ensina a como ser mais produtivo e organizado.
A Matriz de Eisenhower também oferece um poderoso insight: estar ocupado não é o mesmo que ser produtivo. Quando os dias de trabalho são definidos por decisão após decisão, é muito fácil cair no hábito de pensar que, por estar atendendo a vários pedidos urgentes, você está sendo produtivo e eficaz. É mais vantajoso ter uma rotina mais organizada e com definição clara de prioridades.
Algumas dicas para ajudar na sua gestão do tempo
A Matriz de Eisenhower é uma ótima ferramenta para diferenciar urgência e importância, mas precisa ser somada a boas práticas para que os resultados sejam melhores. Aqui estão algumas dicas para usar seu tempo de forma mais eficaz, se tornar mais produtivo e criar um fluxo de trabalho eficiente:
1. Evite listar mais de 8 tarefas por seção. Seu objetivo é cumprir tarefas, não empilhá-las;
2. Não deixe ninguém decidir quais são suas prioridades;
3. Planeje suas tarefas de manhã e trabalhe em direção às suas metas diárias, uma tarefa por vez;
4. Utilize ferramentas como o método Eisenhower ou aplicativos como o Trello, Asana, entre outros que podem te ajudar a organizar sua rotina.
5. Utilize a Matriz de Eisenhower para dividir suas tarefas entre o que precisa fazer, o que deve agendar, o que pode ser delegado e o que pode ser excluído.
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