A visualização literal das tarefas e pendências é, para muitos, uma das maneiras mais eficientes de compreender e criar um modo de agir. O kanban é um método que também é conhecido como gestão visual, justamente por usar alguns elementos visuais como indicadores que sinalizam tarefas e atividades. É um jeito simples e prático de aumentar a produtividade, sendo um sistema de controle muito popular por sua facilidade de aplicação e vantagens.
Chegou a hora de você conhecer um pouco mais sobre o método kanban, e descobrir como funciona, suas principais características e benefícios. Para isso, a Insider preparou um post com pontos relevantes sobre essa ferramenta. Basta continuar essa leitura!
Como definir o kanban?
De maneira resumida, o kanban é um sistema que usa cartões (conhecidos também como post its), coloridos ou de tamanhos diferentes, com a finalidade de especificar tarefas. Cada cartão tem descrito em si uma atividade, e depois de incluída dentro do quadro kanban, essa atividade passa a ter sua localização e necessidade de ação visualizada por todos os membros da equipe. Com isso, os cartões servem como uma sinalização que dá mais controle ao fluxo de trabalho.
É por isso que as ações que precisam ser feitas, ou as que estão em progresso, além das que já foram concluídas passam a ser registradas dentro desse quadro de uma forma simples e eficaz: utilizando elementos visuais marcantes. Essas características é que tornam o kanban um sistema de controle de fluxos que utiliza sinalizadores visuais para especificar e localizar as tarefas.
Quais o objetivo e as vantagens desse método?
A forma simples e prática de usar já é uma das grandes vantagens, mas existem outras que se destacam. Uma delas é a forma como a administração e gestão de projetos que demandam atenção e organização é facilitada. A produção de resultados passa a ser mais eficiente, na medida em que cada um sabe o que está pendente, em curso e o que já está feito, seu papel no cenário geral fica mais evidente. As tarefas são visualizadas em conjunto, e isso aumenta o potencial de tornar a execução delas em algo que está em constante evolução e melhoria.
Outra grande vantagem é que essa visualização através de sinalizadores específicos permite a visão mais assertiva sobre a conclusão de tarefas. Não haverá dúvidas ou equívocos sobre o que já foi feito, nem sobre o que ainda precisa ser iniciado ou está sendo feito. Essa projeção visual também pode ser eficiente para incentivar as pessoas a concluírem o que foi iniciado — e a não procrastinar o que ainda não foi.
Como colocar em prática?
Agora que você já sabe o que é kanban, que tal aprender a colocar em prática? Não pense que ele só é útil para grandes empresas de produção. No Brasil, seu uso já ultrapassou os gigantes da indústria e chegou até os pequenos empreendedores que desejam atingir objetivos com organização, praticidade e excelência.
Seu uso deixou de ser restrito, e apesar do contexto de complexidade em que surgiu — orientação de fluxos de produção de empresas como a Toyota, no final da década de 40 — hoje ele resolve problemas de um jeito simples e previne que a falta de organização seja um empecilho para negócios, projetos, estudos, entre várias outras aplicações.
Colocar em prática é bem simples:
O primeiro passo é mapear as necessidades e fluxos envolvidos no que deseja fazer. O conhecimento do que está sendo desenvolvido é essencial nessa hora, porque você precisa identificar quais são as ações pertinentes em cada área que vai entrar no seu novo sistema de controle. É preciso saber quais são as prioridades, urgências e quais os recursos disponíveis para colocar tudo isso em prática.
Depois, você vai precisar de um quadro e de post its coloridos. Como a visualização dos sinalizadores é uma das características mais marcantes, o quadro é indispensável.
Divida as tarefas em categorias (sejam as do seu trabalho, dia a dia, projeto novo, estudos, etc) nos cartões coloridos. Separe o seu quadro em três partes: fazer, em progresso e feito.
É importante dar atenção ao que está disponível no quadro. Atenção às tarefas em progresso (se for necessário acompanhar de perto a quem foram delegadas, ou checar se necessitam de algo a mais para conclusão). Também é crucial não permitir que as tarefas fiquem muito tempo na lista do “fazer”, porque indica uma certa procrastinação, que não é benéfica para ninguém.
A prática leva à perfeição, e conforme esse sistema for utilizado, surgirão insights para sua organização, otimização e melhoria. Por enquanto, você (e sua equipe, se for o caso), só precisa dar os primeiros passos para uma organização mais eficiente das atividades, responsabilidades e pendências.
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O sistema kanban é apenas uma das diversas ferramentas que tem como objetivo ajudar as pessoas a se tornarem mais produtivas no trabalho e vida pessoal, por exemplo, sem que seja um grande peso para cada uma delas. Geralmente, essas ferramentas são criadas em contextos múltiplos, mas a necessidade faz as pessoas adaptarem o que tem disponível, para ter facilidade na execução de tarefas do cotidiano. A Insider tem uma categoria inteira em seu blog destinada a posts sobre lifestyle e produtividade, e você pode conferir aqui.
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