A produtividade já chegou ao patamar de conquista para muitas pessoas. Seja em uma visão mais voltada para a rotina pessoal, profissional ou acadêmica, muitos querem saber sobre como ser mais produtivo.
Você já se perguntou como ser produtivo ou buscou por métodos que te ajudem nessa missão? Confira 10 dicas que podem te ajudar a tornar esse objetivo cada vez mais próximo da sua realidade.
Ser produtivo exige o quê?
Antes de tudo, é preciso compreender o que é produtividade. A produtividade é a capacidade de gerir e organizar seu tempo utilizando o mínimo de recursos e obtendo o melhor desempenho das atividades que estão sob sua responsabilidade. É a relação que existe entre a sua produção de resultados e os fatores utilizados.
Ela é responsável pelo alcance de agilidade em negócios, aumento da capacidade de trabalho de forma eficiente. Em outras palavras, pode ser entendida como uma via de mão dupla onde se encontram quantidade e qualidade.
Ser produtivo está ligado a otimização, mas é preciso ter atenção. Na hora de buscar como organizar o dia para ser produtivo é preciso observar que a produtividade não está somente ligada a pressa e rapidez na execução das tarefas, mas a uma boa estruturação das pendências, por ordem de prioridade e/ou urgência, além da possibilidade e disponibilidade de recursos.
Isso significa que para ser produtivo, é preciso estar mais atento à organização das tarefas que deseja fazer e sua estruturação para boa execução, do que ao momento de realizar propriamente dito.
Parece ideal, certo? É por isso que existem tanto interesse em descobrir como ser produtivo, e a boa notícia é que a melhoria desse desempenho é possível com algumas observações de gestão de organização.
Dicas para aumentar a produtividade
As dicas para ser mais produtivo precisam ser filtradas de acordo com a sua realidade e objetivos pessoais, mas costumam ter uma abrangência bem ampla. Confira:
1. Defina a hora de iniciar
Um importantíssimo primeiro passo sobre como ser mais produtivo no dia a dia é a definição do momento de iniciar o contato com as suas tarefas. Você deve começar o quanto antes, quanto mais cedo melhor, nada de adiar as tarefas sem que seja extremamente necessário em razão de um imprevisto ou algo do tipo. Descubra também qual a hora do dia em que sua produtividade é maior (manhã, tarde ou noite) e a utilize para desempenhar as tarefas que exigem mais disposição, se possível.
2. Organize as tarefas de uma forma que permita a visualização (prioridades)
Com a sua hora de início bem definida, agora é preciso organizar quais tarefas são prioritárias e devem ser desenvolvidas primeiro.
Você pode dividir entre a) urgentes e importantes, sendo estas as que exigem tratativas rápidas e que demandam bastante atenção; b) importantes, mas não urgentes, onde você pode incluir as tarefas que vão exigir certa atenção, mas que não demandam urgência ou ações rápidas com prazo curto; c) não urgentes e não importantes, que são as tarefas mais normais, cotidianas, que não tem um grau de importância notável e muito menos urgência – mas que precisam ser desempenhadas!
3. Trace os seus planejamentos de forma realista
Não tem como ser produtivo no trabalho sem planejamento, e isso envolve reconhecer seus recursos e limites. Por isso, na hora de organizar o seu dia é preciso ser realista. Um dos recursos que precisa ser bastante considerado é o tempo. Você precisa listar tarefas considerando seu tempo hábil para desempenho. Não é inteligente listar inúmeras tarefas que você sabe que exigem mais tempo do que você realmente tem, e essa ação pode causar uma frustração desnecessária.
Valorize as pequenas tarefas do dia, considere estas na sua lista também, para que você tenha um mapeamento eficiente de produtividade.
4. Cuidado com as multitarefas
Não faça diversas atividades ao mesmo tempo. Responder um e-mail enquanto participa de uma reunião e define ideias para um novo projeto pode fazer com que nenhuma dessas tarefas seja bem desempenhada.
É por isso que a organização do momento oportuno para cada uma delas é essencial – você consegue participar de uma reunião com atenção, para fazer intervenções ou tomar notas necessárias, e em poucos minutos responder um e-mail pendente na caixa de entrada e por fim organizar seu novo projeto.
5. Não seja perfeccionista
Ao contrário do que muitos pensam, o perfeccionismo nem sempre é saudável e leva à execução perfeita das tarefas. Ao contrário, pode simplesmente resultar em um costume de procrastinar as tarefas por receios de não desempenhar com a perfeição idealizada.
Busque entregar suas tarefas com a maior eficiência possível, mas não vislumbre uma perfeição que não é ou pode não ser real.
6. Organize o tempo de trabalho e pausa
Para trabalhar e produzir bem é necessário saber os limites entre seu tempo de trabalho e pausas. Faça a pausa na hora correta – seu momento de refeição e respeite o horário final de trabalho. Trabalhar por diversas horas direto pode resultar em uma mente mais cansada do que produtiva, incapaz de esgotar seu potencial criativo e produtivo.
7. Busque o melhor ambiente de trabalho possível
Para que o trabalho seja bem desempenhado, também é necessário um ambiente de trabalho propício. Busque um ambiente organizado e limpo, e se o seu local de trabalho tiver ruídos que te atrapalhem tente colocar um som ambiente.
8. Elimine distrações
Durante um dia de trabalho, é comum aparecer algumas distrações que podem atrapalhar a produtividade. Mapeie essas distrações e trace um plano estratégico para eliminar a influência dessas sobre sua rotina.
9. Utilize ferramentas de produtividade
A produtividade pode ser intensificada através de ferramentas que te ajudam a manter seu foco. Uma delas é o método pomodoro, que consiste em programar intervalos entre a realização de tarefas a fim de aumentar o nível de concentração. O objetivo é dar ao cérebro alguns breves momentos de descanso, e o resultado é a elevação do grau de atenção repetidas vezes durante o dia, o que facilita a execução das tarefas diárias.
10. Tenha momentos de lazer e descanso
Por fim, para saber como ser produtivo de forma saudável, você pode, além de aplicar essas dicas no dia a dia, definir momentos de descanso e lazer em seus dias e momentos de folga. Descubra formas de realmente descansar e se desligar das exigências do cotidiano, para que a sobrecarga não influencie negativamente na sua produtividade.
Essas são as principais dicas que vão te ajudar na tarefa de saber como ser produtivo. Você pode começar colocando as que mais se identifica em prática, para só então passar para as que representam um grau de dificuldade maior. Confira mais dicas no blog da Insider!
