Aumentando a produtividade com o método GTD

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Quem nunca se sentiu perdido nos diversos pensamentos do dia a dia. Com tantas demandas profissionais e pessoais é difícil mesmo manter a mente limpa e focada nas atividades. Sabendo desse desafio tão comum, David Allen criou o método GTD (getting things done) para facilitar a organização dos pensamentos e assim melhorar a produtividade.

Essa metodologia foi criada pensando em melhorar nossas vidas. Para o criador, não há distinção entre assuntos profissionais e pessoais, eles acabam se interligando, além disso, em ambos os casos são necessários preparação e foco na resolução dos problemas.

Preparado para produzir insights como nunca? Então confira como aplicar o método GTD no seu cotidiano.

Como surgiu o método GTD

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https://manualdasecretaria.com.br/metodo-gtd/

O método GTD surgiu após muita pesquisa, pretendendo responder a três perguntas: o que fazer, quando fazer e como fazer.

A solução surgiu depois de mais de 20 anos de estudo, desenvolvimento e aplicação do método para organização. Nesses anos, David fez uma busca profunda e rigorosa por assuntos relacionados ao desenvolvimento próprio e chegou à conclusão de que não tem um resultado ou solução mágica que se aplique para todos.

Por isso o método GTD foi planejado pensando nas diversas personalidades e possibilidades, para assim chegar numa solução que fosse efetiva para o maior número de pessoas possíveis.

Como o método GTD pode ajudá-lo

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O GTD não se resume a uma ferramenta de organização, as técnicas usadas possibilitam que você limpe sua mente para conseguir tomar decisões de forma mais assertiva.

Mais do que uma ferramenta para gestão de projetos de sucesso é uma ajuda terapêutica. Assim, o GTD trabalha com questões psicológicas para trazer maior plenitude para sua vida.

Dessa forma, colocando o GTD no seu cotidiano, você vai conseguir ter ideias novas e melhores e obter maior bem-estar e equilíbrio mental.

O que devo saber para aplicar método GTD

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É importante saber que não vai ser em um dia que a sua vida vai ser transformada, afinal a aplicação dessa filosofia requer muita dedicação e tempo para atingir bons resultados. Como o emagrecimento, você pode até conseguir perder 5kg em uma semana com uma dieta restritiva, mas esses kg vão voltar facilmente, já que você não está acostumado a comer ou se exercitar de tal forma.

O GTD propõe novos hábitos que não sejam apenas para alguns dias, mas sim para a vida toda, assim os benefícios também são duradouros.

Para começar, o autor citado propõe uma mudança no mindset (forma como pensamos e nos comportamos), para isso são necessários 4 passos. (que veremos a seguir.)

Essa etapa é fundamental para o autoconhecimento, reconhecendo no que somos muito bons e no que devemos melhorar.

Como criar o mindset em 4 passos

1. Não guarde tudo na sua mente

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David acredita que não devemos ocupar espaço no nosso cérebro para guardar informações, temos que achar outra forma para esse armazenamento.

Para alguns, anotar funciona muito bem, outros preferem jogar tudo na nuvem e recorrer a ela quando necessário. O importante aqui é você achar um lugar que consiga depositar tudo que está impedindo sua mente de criar novas ideias e executar projetos.

2. Procure fluidez

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Como as artes marciais propõem, a nossa mente deve ser como a água, ou seja, maleável para adequar-se às mais diversas situações.

Isso significa que, quando um desafio aparece no nosso dia, devemos nos adaptar para resolvê-lo. Criar boas soluções depende de a mente estar focada, dessa forma, se algum outro pensamento está distraindo você, volte para o passo 1.

3. Trate as suas pendências internas

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É normal termos inseguranças e medos perturbando nossa mente, mas é importantíssimo curar essas questões.

Pois você não vai conseguir ter consciência e agir corretamente com esses tipos de pensamento. Ajuda psicológica pode ser uma boa, o importante é você se sentir bem.

4. Diferencie uma perspectiva ampla de detalhes práticos

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Para conseguirmos fazer nossas atividades, devemos colocá-las numa hierarquia de maior para menor importância.

Assim, você deve ter uma perspectiva ampla para enxergar todas as obrigações e então focar nos detalhes necessários para resolver algo.

Como aplicar o GTD

Agora que você já sabe os passos para criar o mindset necessário, confira como aplicar o GTD apropriadamente.

1. Coletar ou capturar

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Essa primeira etapa é para você livrar a mente, colocando tudo na “caixa de entrada”. A caixa de entrada é o lugar em que você coloca todas as suas análises, atividades do dia e pensamentos.

Você pode fazer essa etapa tanto em um papel quanto online. O importante é escrever tudo que vem na mente.

Aplicativo que ajuda nessa etapa: com o Google keep você pode fazer suas anotações livremente, mas se você não gosta de escrever, tudo bem. A plataforma suporta também o formato em áudio, imagens e até mesmo post-its virtuais.

2. Processar ou esclarecer

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Aqui é o momento que você vai analisar tudo que você mapeou no item anterior. Para isso você vai se perguntar “esse item requer alguma ação?”.

Se a resposta for não, separe dessa forma:

  • Lixo (todos os assuntos que não têm relevância devem ser descartados);
  • Incubação (talvez seja interessante em algum momento, não vale ser descartado agora);
  • Referência (textos, vídeos e/ou anotações que valem ser consultados depois).

Se a resposta for sim, separe dessa forma:

  • Projeto (tudo que requer bastante tempo e mais de uma ação);
  • Faça agora (atividades que demoram menos de 2 minutos para serem concluídas);
  • Delegue (ações que podem ser feitas por outros).;
  • Calendário (algo que depende de uma hora ou data específica para ser realizado);
  • Lista de afazeres (o que deve ser feito, porém não há um dia certo para entrega).

Aplicativo que ajuda nessa etapa: o MindMeister ajuda na construção de mapas mentais, uma forma mais visual de organizar suas ideias. Você pode separar por blocos as atividades, deixando tudo muito mais intuitivo.

3. Organizar

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Nessa etapa, você deve pensar “como vou realizar tal atividade? Algumas delas precisam ser feitas presencialmente?” Junte todas no mesmo bloco. Caso dê para fazer online, ótimo! faça o mesmo procedimento.

Pense também em quanto tempo será necessário para tal ação, mas seja realista nesse julgamento.

Aplicativo que ajuda nessa etapa: use seu mapa criado com o MindMeister, incluindo nas diferentes atividades as anotações necessárias de como serão feitas e quanto tempo será necessário.

4. Refletir ou revisar

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É indicado que você revise as listas criadas semanalmente. Dessa forma, você consegue ver o que não foi concluído, o que já está finalizado e até mesmo puxar uma ideia que estava na incubação.

Depois de ter visto tudo da semana anterior, já comece organizando a próxima, seguindo os mesmos passos. Você vai notar que com a prática essa organização ficará muito mais rápida.

Como essa etapa é uma análise mais pessoal, não há um aplicativo que auxilie.

5. Fazer ou engajar

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Ufa, agora que está tudo no seu devido lugar é hora de começar! Apesar da construção do GTD parecer trabalhosa, você vai ver que a execução das suas obrigações vai ser muito mais rápida e com maior qualidade.

Como essa etapa é mão na massa de diferentes ações, não há um aplicativo de auxílio.

Como vimos, o GTD é um ótimo modo de organizar sua vida. Fazendo o uso desse método, você vai se conhecer melhor e além disso ganhar a qualidade de vida de ter uma mente mais focada e leve.

Para isso, comece mudando seu mindset com os 4 passos listados:

  • Não guarde tudo na sua mente.
  • Procure fluidez.
  • Trate as suas pendências internas.
  • Tenha a perspectiva ampla para depois focar nos detalhes.

Para então aplicar as 5 etapas do método GTD na prática:

  • Coletar ou capturar.
  • Processar ou esclarecer.
  • Organizar.
  • Refletir ou revisar.
  • Fazer ou engajar.

Além da aplicação do método GTD, recomendamos também a meditação, que além combater o estresse, ajuda a melhorar o funcionamento do cérebro, conforme indicam alguns estudos.

Leia sobre o mindfulness para saber como praticar uma meditação rápida e efetiva!

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