A metodologia PDCA surgiu nos Estados Unidos na década de 20, criado pelo estatístico americano Walter Andrew Shewhart.

Hoje, essa é uma das metodologias mais usadas por empresas focadas em resultado, como Ambev, Kraft Heinz e Burger King. Na Insider também utilizamos a metodologia PDCA para garantir foco e eficiência.

Após diversos anos de evolução, hoje o PDCA é um método mundialmente reconhecido como uma ferramenta de melhoria contínua composta pelas seguintes etapas:

P (do inglês – Plan) = Planejamento

D (do inglês – Do) = Execução

C (do inglês – Check) = Verificação

A (do inglês – Act) = Agir

Planejamento

Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos e as metas. Que problema você resolverá dessa vez? Por que é preciso resolver essa questão? Nessa etapa o cenário ou problema é analisado e, diante disso, deve ser construído um plano contendo os passos que se pretende realizar.

A partir disso, deve levar em consideração três fases fundamentais:

  1. Estabelecimento dos objetivos do ciclo;
  2. Escolha do caminho para que estes objetivos sejam atingidos;
  3. Definição do método que deverá ser utilizado para isso. E deve também montar a equipe, escolhendo os profissionais que liderarão os processos.

Como ocorre em qualquer planejamento, a boa e cuidadosa elaboração desta etapa evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases da metodologia PDCA.

Execução

O planejamento está pronto e bem detalhado? Hora de colocá-lo em prática e tocar a execução do plano, que consiste também em treinar os envolvidos para prepará-los para o método que será empregado. Esta é a etapa mais importante do ciclo e deve ser acompanhada bem de perto para que em nenhum momento se desvie do que foi planejado e para que tenha máxima produtividade.

Nessa fase, o plano de ação é colocado em prática segundo o que foi planejado, cuidando para que não haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho. Se não for possível executar o planejado, será preciso voltar à fase anterior e verificar os motivos de o planejamento ter falhado. Já se a iniciativa for executada conforme o previsto, deve-se partir para a próxima fase, encarando a análise dos resultados.

Verificação

O terceiro passo é a análise ou verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados. Esta etapa pode se desenvolver tanto ao mesmo tempo em que o plano quando é elaborado – quando se verifica se o trabalho está sendo feito da forma devida – quanto após a execução, quando são feitas as análises estatísticas dos dados e a verificação de todos os itens. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas.

Atuar

O Atuar é a etapa que mais requer atenção. Está relacionada a agir/atuar de acordo com o resultado obtido e observado na etapa de verificação.  Sendo assim, pode haver duas situações: o alcance ou não do resultado esperado. Caso o resultado seja alcançado, deve-se incorporar o método/processo ou melhoria na rotina ou até mesmo em outros processos. Entretanto, caso o resultado não tenha atingido as expectativas desejadas, deve-se identificar os pontos de falhas e reiniciar o clico novamente.

Erros mais cometidos na aplicação da metodologia PDCA

Por mais simples que pareça, aplicar a metodologia PDCA não é uma tarefa trivial. Diante disso, alguns erros são comumente cometidos durante a aplicação do método. São eles:

Análise superficial: é comum durante a etapa de planejamento que a ansiedade por resolver rapidamente o problema ou a vontade colocar em prática as ideias atrapalhe na hora de analisar o problema e pensar nas ações que devem ser executadas. O melhor a fazer nesse cenário é contar o com ferramentas de apoio (como mencionado anteriormente – 5 Porquês, Diagrama de Ishikawa e 5W2H) e realizar o planejamento em grupo, envolvendo pessoas que têm contato direto com o processo abordado, assim diferentes percepções serão levantadas e poderão ser consideradas.

Falta de qualificação: é importante que seja checado se há a necessidade de alguma qualificação para a execução do que foi planejado. Não adianta idealizar um plano de ação incrível sendo que as pessoas que irão executar as ações não têm o conhecimento necessário ou experiência para executá-las. Então, é importante considerar os pré-requisitos e a necessidade de capacitação da equipe durante a construção do planejamento.

Verificação imprecisa: ao avaliar e verificar os resultados do que foi executado é importante que os critérios escolhidos sejam realísticos e muito claros. Muitas vezes, os resultados (tanto positivos quanto negativos) ficam mascarados porque os controles e formas de avaliação não são escolhidos adequadamente. Quando isso acontece, a aplicação do PDCA falha, pois os resultados da etapa de verificação são a entrada para etapa posterior, o agir/atuar.