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Ser produtivo é uma das metas mais populares entre as pessoas que querem se desenvolver pessoal e profissionalmente. A produtividade é uma das chaves para o que muitos entendem como sucesso nessas áreas, mas, afinal, como dominar a arte de fazer acontecer e se tornar efetivamente mais produtivo?
Confira as principais ideias do escritor David Allen sobre como ser produtivo, deixar de procrastinar e se tornar mais eficaz na hora de fazer as suas tarefas!
A produtividade tem fundamentos
É muito comum falar em produtividade como uma forma de fazer as suas atividades de modo completo e eficaz, no menor tempo possível e utilizando menos recursos.
Acontece que você pode ser mais produtivo colocando em prática ações ordenadas para esse fim, sem medo de não ter essa característica como algo intrínseco à sua personalidade. O que separa você do colega de trabalho super produtivo é a técnica certa para organizar suas tarefas e o método adequado para colocar em prática.
Esses dois pontos podem ser aprendidos com as lições do livro “A arte de fazer acontecer” , de David Allen.
Entendendo a arte de fazer acontecer
Primeiro, entenda o efeito Zeigarnik
Efeito Zeigarnik é o nome do fenômeno que a psicóloga russa Bluma Zeigarnik cuidadosamente observou em um restaurante.
Ela constatou que os garçons eram capazes de decorar ordens complexas de pedidos e entregar todos corretos aos clientes. Por outro lado, depois que o cliente finalizava o pedido e ia embora, caso retornasse para questionar algo sobre seu pedido, os mesmos garçons não tinham a mesma facilidade de se recordar e solucionar a questão, e quando tentavam, muitas vezes falhavam.
A conclusão dessa observação, batizada depois de efeito zeigarnik, é que a energia mental das pessoas se atrai por tarefas pendentes/incompletas que, depois de concluídas, saem da cabeça.
Agora, saiba o que são os circuitos abertos
David Allen contribui para o entendimento desse fenômeno ao trazer o efeito circuitos abertos. Circuitos abertos são todas as coisas que estão atraindo a sua atenção e que não estão no lugar onde deveriam estar. Mesmo sem saber, você fica mais relaxado, focado e produtivo quando aprende a lidar com a presença desses circuitos abertos. E como lidar?
É aí que entra o método GTD que também é conhecido como Getting Things Done, traduzido como Concluindo tarefas ou Deixando as coisas prontas. Esse método é uma ferramenta para lidar com os circuitos abertos sem perder o foco, o que te torna mais focado na realização da tarefa atual, produtivo e eficiente. Ele faz isso colocando cada circuito aberto em seu devido lugar, organizado e arquivado. Sempre que você precisar, pode acessar esse circuito. É uma forma de priorizar tarefas também.
4 Passos para a arte de fazer acontecer
Hora de coletar informações
Em alguns momentos do dia, você sente que sua mente está longe, pensando em outras tarefas que você precisa fazer? Se sim, em A Arte de fazer acontecer é reforçado que coletar informações é a saída. Coloque todas as tarefas que você precisa fazer – desde atividades simples do dia a dia até solicitações do trabalho ou pessoais – em uma ferramenta de organização. Pode ser digital ou pode ser em uma agenda, no papel.
Processe as informações coletadas
Quando você visualizar todas as demandas, vai perceber que é praticamente impossível finalizar 100% das tarefas e milagrosamente fechar todos os seus circuitos. Não é motivo para desespero, porque essa é uma condição natural do ser humano. Então, o que fazer?
Primeiro, identifique as suas tarefas. Cada uma delas contém ações que vão definir o que de fato são e exigem. Depois, entenda se, de fato, é sua responsabilidade, e se você é a melhor pessoa para executar essa tarefa. Se alguma das respostas for negativa, não prossiga. Deixe essa tarefa, pelo menos por enquanto, ou delegue para a pessoa mais apropriada.
Com esse filtro, sua lista de tarefas fica somente com as que exigem uma ação imediata de você, e isso é ótimo para sua produtividade. Se for uma tarefa mais complexa, quebre ela em subtarefas – por exemplo, se você precisa ir ao supermercado, suas subtarefas podem ser “fazer a lista de compras”, “consultar preços”, “escolher o estabelecimento e o trajeto”.
Depois dessa organização, é hora de retirar da sua lista as tarefas mais simples e pequenas, para fechar esse circuito aberto. Por exemplo, se você tem como tarefa responder algum colega de trabalho, marcar uma reunião ou enviar um e-mail, por que não fazer isso imediatamente e se ver livre desse circuito aberto?
Depois de resolver as tarefas simples, sua mente está mais apta a lidar com as mais completas (e delegar, se necessário, sendo que sua tarefa passa a ser verificar o progresso do que foi delegado).
Por fim, faça sua lista de próximas ações. Organize por contexto ou por prioridade. Visualize as suas tarefas tendo em mente seus objetivos e conheça a Matriz de Eisenhower que te ajuda a saber como priorizar e se tornar mais produtivo.
Execute as tarefas
Com toda essa base de organização das tarefas pronta, é hora de partir para a execução. Novas tarefas podem surgir durante o dia e, assim que começarem a te distrair, é hora de adicionar na sua lista de circuitos abertos e fazer o mesmo processo.
Analise e revise sua rotina
As rotinas podem ser alteradas por fatores totalmente fora do seu controle, então é preciso revisar. Revise sua agenda diária, para entender quais tarefas precisa completar naquele dia específico. Revise suas tarefas semanais (retirando circuitos abertos, projetos, ações).
Esses são os passos descritos em a arte de fazer acontecer como um método essencial para a produtividade. Como qualquer hábito, requer planejamento e dedicação para ser construído e posto em prática da melhor forma possível.
Vale a pena colocar em prática, se tornar mais produtivo, focado e deixar a procrastinação de lado. Confira mais conteúdos sobre produtividade no blog da Insider!
Aliar produtividade com bem-estar
É importante lembrar que ser produtivo é essencial, mas ser saudável também. Vale ressaltar que sacrificar todo o seu bem-estar em prol da produtividade pode ser a chave para o desenvolvimento de um ambiente de trabalho desgastante física e emocionalmente.
Organize a sua rotina com o método citado e priorize o gerenciamento do seu tempo entre a resolução de tarefas pendentes e a realização de atividades prazerosas para a sua saúde física e mental. Afinal, esse relaxamento também vai contribuir positivamente para que você realize suas tarefas com mais qualidade!
