Ser um bom gestor não é o mesmo que ser o detentor de uma fórmula mágica capaz de te fazer obter sucesso em tudo o que resolver empreender. Ao contrário, gerir negócios exige, acima de tudo, conhecimento, e nesse caso, fazer uso das ferramentas de gestão certas é a escolha mais assertiva a se fazer. É por isso que você precisa conhecer a 5w2h, a metodologia que descomplica a vida de quem já tem muito a fazer. Aprenda de uma vez!
5W2H: preciso usar por quê?
Ao entender o que é 5w2h, você já consegue identificar o porquê de ser uma das metodologias mais eficientes na gestão de projetos que precisam sair do papel e ter sucesso no mundo real. Então, tenha em mente que é essa ferramenta é um checklist dos principais pontos do seu novo negócio ou projeto, que traz luz a questões como quais atividades serão desenvolvidas e como tudo isso será feito, em especial no que diz respeito aos prazos, prioridades e responsabilidades que serão atribuídas.
É por isso que o método 5w2h não é só mais uma ferramenta: é uma das mais simples e fáceis de usar, com resultados muito positivos. Ele ajuda a definir com clareza o quê, porquê, onde, quem deve fazer, quando, como e quanto tudo isso vai custar. O resultado é basicamente um mapa das suas atividades e a forma como devem ser executadas!
Falar sobre o porquê de usar é o mesmo que citar seus benefícios — otimiza seu tempo, e tempo é um recurso que não deve ser desperdiçado; facilita a execução de seus projetos e metas; traz uma visão macro que te ajuda a compreender melhor o que precisa fazer para alcançar seus objetivos, definir as prioridades, responsáveis e suas respectivas micro tarefas; torna sua gestão mais estratégica e organizada; cria uma conexão entre as equipes envolvidas em cada etapa do projeto, já que cada um sabe seu papel e devido lugar.
Agora que você já sabe o que é e quais as vantagens, é hora de conhecer os componentes da ferramenta 5w2h e entender exatamente o que cada um quer dizer!
Significado da sigla 5W2H
5W2H é uma sigla em inglês para what (o quê), why (por que), who (quem), when (quando), where (onde), how (como) e how much (quanto). Cada uma dessas palavras se tornam perguntas quando aplicadas nessa ferramenta, e suas respostas resultam em um projeto muito mais coeso, delimitado e pronto para se tornar realidade!
What — O que será feito?
A primeira coisa a ser respondida é o que será feito. A determinada do que é tão importante quanto a execução do projeto como um todo, porque saber exatamente no que se trabalha é o que vai definir o grau de sucesso. Por isso, é preciso começar com o que, em uma determinação objetiva e clara sobre o que consiste o projeto.
Why — Por que será feito?
Depois de entender o que, é hora de perguntar o “porquê” desse projeto existir. Não é um momento de responder de forma subjetiva, o porquê deve ser bem claro e objetivo. Por exemplo: aumentar em x% as vendas, alcançar um novo público alvo, etc.
Who — Por quem será feito?
O “quem” é uma pergunta importante, porque significa atribuir responsabilidades e delegar funções cruciais para o sucesso do empreendimento. É hora de nomear qual pessoa vai estar responsável por essa execução.
Where — Onde será feito?
Responder onde será feito ajuda a entender quais as limitações e possibilidades existentes. Por exemplo, em alguns casos, o “local” é online, e saber disso é fundamental para determinar a estratégia que vai ser aplicada para divulgação e o modo como o produto ou serviço será oferecido.
When — Quando será feito?
Nesse ponto, é hora de definir o lapso temporal com exatidão. Existe uma data certa e fixa para acontecer, ou é um projeto que ficará em curso por um determinado período de tempo? É aqui que essas perguntas serão respondidas.
How — Como será feito?
Como será feito é uma das principais perguntas. É hora de pensar e responder quais estratégias serão usadas para alcançar o objetivo, de forma prática. Como seu projeto será retirado do papel?
How much — Quanto custará?
Por fim, o recurso financeiro que será utilizado para transformar em realidade não pode ser ignorado. Quanto tudo isso vai custar? É importante ter em mente o capital disponível e o budget para cada etapa do projeto em curso.
Esses são os componentes do 5W2H, e responder a tudo isso te dá o diagnóstico perfeito do seu projeto, trazendo maior clareza sobre quais os próximos passos, desafios, vantagens e te ajuda a traçar metas mais realistas, de acordo com o que você já tem em mãos! O blog da Insider é repleto de conteúdos que te ajudam a compreender melhor as diversas estratégias de gestão e produtividade, vale a pena reservar um tempo e conferir!
